Die Frage kam am Telefon. Ob ich nicht gleich die ganze IT übernehmen könne. Ich kümmerte mich zu diesem Zeitpunkt ohnehin um die Microsoft-365-Umgebung dieser Firma: Konten, Rechte, Lizenzen, die Dinge, die im Alltag liegen bleiben.
Ja wäre die einfache Antwort gewesen. Ich wollte zuerst wissen, worauf ich Ja sage.
Welche Verantwortung braucht der Betrieb?
Ein verbreitetes Modell sieht so aus: eine monatliche Grundgebühr, ob etwas anfällt oder nicht. Arbeit nach Stunden. Ein Ticket für jede Anfrage. Und ein Service Level, das festhält, wie schnell jemand reagiert. Die Grundgebühr bezahlt Bereitschaft.
Für manche Betriebe ist das genau richtig, auch in der Cloud. Wer rund um die Uhr arbeitet oder bei einem Ausfall sofort Geld verliert, braucht bezahlte Bereitschaft.
Bei vielen kleinen Teams sieht der Alltag anders aus. Eine neue Mitarbeiterin braucht ein Konto. Ein Laptop muss ersetzt werden. Eine Freigabe stimmt nicht. Viele Monate passiert fast nichts, dann kommt alles auf einmal. Die meisten dieser Aufgaben sind klein, klar und vorher beschreibbar. Einzelne Aufträge brauchen keine dauernde Bereitschaft. Dauernde Verantwortung dagegen ist eine Leistung, und die darf etwas kosten. Entscheidend ist, dass man weiss, wofür man bezahlt.
Was ich anders gebaut habe
Sie bezahlen Arbeit oder Verantwortung. Auf Abruf gibt es keine Grundgebühr. Sie bezahlen die Aufträge, die Sie bestätigen, und jeder hat seinen Preis, bevor ich anfange. Ist der Aufwand noch offen, vereinbaren wir einen Rahmen, und der wird nicht still überschritten. Wer einen Bereich dauerhaft abgeben will, Microsoft 365 zum Beispiel oder gleich den ganzen Betrieb, bezahlt dafür eine Pauschale, auch in ruhigen Monaten. Dann kauft er Verantwortung, die laufend getragen wird. So entstehen drei Formen: Auf Abruf, Übernehmen und Full Service.
Jede geeignete Aufgabe hat drei Wege. «Erledigen Sie das.» «Zeigen Sie es uns.» «Bauen Sie uns eine Anleitung.» Eine gute Anleitung hilft Ihnen, eine wiederkehrende Aufgabe selbst zu erledigen. Bei Flex ist genau diese Selbstständigkeit ein bezahltes Ergebnis: Die Anleitung hat einen festen Preis und gehört danach Ihnen. Kommt eine Aufgabe immer wieder, schlage ich diesen Weg von mir aus vor und sage dazu, was Sie damit sparen.
Die Kosten werden sichtbar. Für den Alltag gibt es ein Arbeitskonto. Nicht, damit es möglichst voll ist, sondern damit nicht jede Kleinigkeit eine eigene Rechnung auslöst. Erledigte Arbeit wird einmal abgebucht. Sie sehen jederzeit, was gemacht wurde und was es gekostet hat. Mit der Zeit sehen Sie klar, was die Betreuung Ihrer IT kostet. Monat für Monat. Mal mehr, mal fast nichts. Darum heisst es Flex.
Das Guthaben verfällt nicht. Wer lieber per Rechnung bezahlt, kann das. Und wer geht, bekommt den Rest zurück.
Erstkontakt ist nicht Lösung
Bleibt die Frage, die bei IT-Betreuung immer kommt: Und wenn es brennt?
Ein klassisches Service Level verspricht zum Beispiel, dass innert vier Stunden jemand reagiert. Das klingt nach Sicherheit. Es heisst aber nur, dass sich jemand meldet. Nicht, dass es danach wieder läuft. Erstkontakt und Lösung sind zwei verschiedene Dinge. Wer beides in eine Zeile packt, kauft vor allem ein gutes Gefühl.
Ich halte es einfacher. Wenn etwas ist, melden Sie sich, per Mail oder per Telefon. Wenn es kritisch ist, rufen Sie an. Dann hat es Vorrang, und ich bleibe dran. Bin ich unterwegs, wissen Sie es vorher. Und im Notfall wartet niemand auf ein Guthaben: Wir sprechen kurz ab, was ich tue, dann fange ich an. Abgerechnet wird danach. Was eine Pauschale schon abdeckt, kostet nichts zusätzlich.
Braucht ein Betrieb wirklich feste Reaktionszeiten oder Bereitschaft rund um die Uhr, dann wird das bewusst organisiert: mit Vertretung, schriftlich beschrieben und mit einem Preis, der dazu passt. Nicht als Versprechen, das am Ende niemand einlösen kann.
Was Ihnen bleibt
Konten, Lizenzen, Daten und das Backup gehören Ihnen. Anleitungen auch. Sie können später mehr abgeben, mehr selbst machen oder die Betreuung jemand anderem übergeben. Das ist kein Kleingedrucktes. Das ist der Punkt.
Flex ist meine Antwort auf die Frage am Telefon. Zuerst klären wir, welche Verantwortung Ihre IT wirklich braucht. Dann wissen Sie, wofür Sie bezahlen.
Der Preis steht vor der Arbeit. Versprochen wird nur, was organisiert ist.