Un aperçu du travail de Disruption Dynamics.
Quelle version choisir ? Quelles informations saisir ? Quelles annexes joindre ?
L’entreprise connaissait ses prestations. Les conditions étaient rédigées. Pourtant, chaque nouvelle offre demandait de refaire le lien entre le mandat et les bons documents. Lesquels convenaient à une entreprise, lesquels à un particulier ? Que fallait-il ajouter pour travailler avec un spécialiste externe ?
Trouver le fichier ne suffisait pas. Il fallait encore savoir quoi en faire.
Le travail se cachait entre les documents
La demande portait sur les contrats. DD a aussi examiné la suite : comment préparer les documents adaptés à la prochaine demande ?
Un contrat bien rédigé compte. Mais une collection de bons contrats peut laisser intacte la question du choix. Celui qui connaît les règles de l’entreprise devient alors le passage obligé. Les autres trouvent les fichiers et doivent encore lui demander lequel utiliser.
DD a intégré ces liens dans un outil contractuel.
Deux générateurs pour préparer le travail
L’outil fonctionne dans un navigateur. L’entreprise en conserve le fichier. Il réunit ses règles, les informations propres au mandat et la création des documents. Un générateur produit le module contractuel final et les conditions générales à joindre à une offre mise en forme séparément. L’autre prépare la collaboration avec un spécialiste externe.
Les prestations, les conditions et les annexes ne sont plus simplement rangées côte à côte. Leurs liens sont inscrits dans l’outil. Une courte notice explique les premiers gestes.
Le changement est là : ce qu’une personne devait reconstituer de mémoire fait désormais partie de la préparation. L’entreprise dispose d’un moyen d’appliquer ses modèles, pas seulement de les retrouver.
Le résultat est une solution fonctionnelle pour la partie contractuelle de l’offre. Elle relie les informations du mandat aux documents adaptés et les génère. L’outil et sa notice ont été remis à l’entreprise. La présentation personnalisée de l’offre reste entre ses mains.
L’offre peut rester propre à chaque client. Les règles qui permettent de la préparer n’ont pas à être redéfinies chaque fois.
Patrick Thole, Disruption Dynamics, Zurich
disruption-dynamics.ch