Die Anfrage klang eindeutig: Wir brauchen eine Terminsoftware.
Kundinnen und Kunden sollten selbst Termine wählen können. Intern sollte sichtbar sein, wer wann verfügbar ist. Erinnerungen sollten automatisch rausgehen.
Die naheliegende Antwort wäre eine Produktliste gewesen. Drei Anbieter, ein Vergleich, eine Empfehlung.
Die bessere Frage war kürzer: Warum brauchen Sie dafür ein neues Werkzeug?
Die Funktion war schon da
Das Unternehmen arbeitete bereits mit Microsoft 365. Die benötigte Buchungsfunktion war im vorhandenen Bestand enthalten. Sie war nur nie eingerichtet und mit dem tatsächlichen Ablauf verbunden worden.
Also wurde kein neues System eingeführt. Kein weiteres Abo. Kein zusätzlicher Zugang. Keine neue Datenablage.
Stattdessen wurde geklärt, welche Termine angeboten werden, wer verfügbar sein darf, welche Angaben wirklich nötig sind und was nach einer Buchung passieren soll. Danach folgten die Einrichtung und eine kurze Anleitung für den Alltag.
Manchmal ist der beste Softwareentscheid, nichts Neues zu kaufen.
Vorhanden heisst noch nicht genutzt
Ein Unternehmen kann mehr Funktionen besitzen, als es im Alltag sieht. Module bleiben ungenutzt. Zwei Werkzeuge erledigen denselben Griff. Ein neuer Bedarf kann eine neue Suche auslösen, obwohl die Antwort im Bestand liegt.
Das ist kein Beschaffungsproblem. Es ist ein Sichtproblem.
Was täglich da ist, wird normal. Auch das, was darin fehlt. Und auch das, was längst vorhanden wäre, aber niemand mehr sieht.
Das Vorhandene richtig nutzen
Bei Softwarefragen werden meist drei Möglichkeiten verglichen: kaufen, bauen oder ersetzen.
Eine Möglichkeit wird dabei oft übersehen: das Vorhandene richtig nutzen.
Sie ist nicht automatisch die beste Lösung. Eine bestehende Funktion kann zu klein, zu unflexibel oder für die Daten ungeeignet sein. Genau deshalb beginnt die Entscheidung nicht beim Produktnamen, sondern bei der Arbeit, die getragen werden soll.
Was muss passieren? Wer entscheidet? Welche Daten werden gebraucht? Welche Ausnahme muss möglich bleiben? Was soll das Unternehmen später selbst steuern können?
Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, zeigt sich, ob etwas genutzt, vereinfacht, verbunden, entfernt oder gebaut werden sollte.
Das Ergebnis
In diesem Fall war die Lösung klein. Eine vorhandene Funktion, sauber eingerichtet, verständlich dokumentiert und an den Betrieb übergeben.
Wir haben nichts Neues gebaut.
Und genau das war die richtige Arbeit.
Patrick Thole, Disruption Dynamics, Zürich
disruption-dynamics.ch